Cómo organizar las facturas de tu negocio: carpetas, Excel de proveedores y lo que cambia con Verifactu

Llega el final del trimestre, la gestoría te pide las facturas y empieza la búsqueda: unas en el correo, otras en una carpeta del escritorio, alguna en papel y un par en el WhatsApp. Y siempre falta la de algún proveedor.

Organizar facturas no va de tener más carpetas. Va de que cada factura tenga un único sitio y un nombre que diga lo que es sin tener que abrirla.

1. Una estructura de carpetas que no se desordena

Sirve igual en tu ordenador que en Google Drive o Dropbox. La clave es separar por año, por trimestre (que es como te las pide Hacienda) y por tipo:

La carpeta "Pendiente de revisar" es la que evita el caos: todo lo que llega va ahí primero, y una vez a la semana lo repasas, lo renombras y lo mueves a su sitio.

El nombre del archivo lo es todo

"factura.pdf" o "scan_0034.pdf" no te dicen nada. Usa siempre el mismo orden, con la fecha delante para que el ordenador las ordene solas:

2. El Excel de control de facturas de proveedores

Las carpetas guardan las facturas; el Excel te dice qué tienes que pagar y cuándo. Con estas columnas tienes suficiente:

Añade un formato condicional a la columna "Días para vencer": en rojo si es negativo (ya ha vencido) y en ámbar si quedan menos de 7 días. Ordena por esa columna cada lunes y ya sabes qué pagar esa semana.

Haz otra hoja igual para las facturas emitidas: ahí la columna importante es lo que te deben. Si alguna se retrasa, en cómo cobrar facturas pendientes de pago tienes los correos para reclamarla.

3. Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

• Para Hacienda, al menos 4 años, que es el plazo que tiene para revisar tus impuestos.
• Si eres empresa, 6 años, porque el Código de Comercio obliga a conservar la documentación contable ese tiempo.
• Si has tenido pérdidas o amortizaciones que se arrastran de años anteriores, guarda las facturas que las justifican mientras sigan teniendo efecto.

Una factura escaneada o recibida en PDF vale igual que el papel, siempre que se lea bien y no se haya modificado.

4. Lo que cambia: Verifactu y la factura electrónica

Son dos cosas distintas y se confunden mucho.

Verifactu

Obliga a que los programas de facturación guarden cada factura de forma que no se pueda alterar y, si eliges esa modalidad, la envíen a Hacienda al momento. Se ha aplazado dos veces. Tras el Real Decreto-ley 15/2025, las fechas son:

Factura electrónica obligatoria entre empresas

Es la que viene de la Ley Crea y Crece: facturas en un formato estructurado, no un PDF, entre empresas y autónomos. El Real Decreto 238/2026 ya está aprobado, pero los plazos empiezan a contar cuando se publique la orden ministerial que la desarrolla: 12 meses para quien facture más de 8 millones al año y 24 meses para el resto de empresas y autónomos. Las previsiones apuntan a finales de 2027 y de 2028.

Cuándo el Excel se queda corto

El método de carpetas y Excel funciona bien hasta que:

• Recibes más de 30 o 40 facturas al mes y se te va una tarde en teclearlas.
• Pagas algo dos veces, o te enteras de que algo venció cuando te llaman.
• La gestoría te pide las del trimestre y tardas más en buscarlas que en mandarlas.
• No sabes decir, sin mirar, cuánto te deben ahora mismo.

A partir de ahí compensa que las facturas se lean solas: se sacan fecha, proveedor, importes y vencimiento de cada PDF según llega, se ordenan en su sitio y se descargan en un ZIP por fechas cuando la gestoría las pide.

Preguntas frecuentes

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