Cómo cobrar facturas pendientes de pago sin perder al cliente (y con modelos de correo)

Hiciste el trabajo, mandaste la factura y el plazo pasó hace dos semanas. Nadie te ha dicho que no vaya a pagar, pero tampoco ha pagado. Y reclamar da pereza, porque no quieres quedar como un pesado con un cliente que te interesa.

La mayoría de facturas que se retrasan no son de clientes que no quieren pagar: son de clientes a los que nadie se lo ha recordado a tiempo. Reclamar pronto y por escrito cobra casi siempre.

Esta guía va en orden: qué comprobar antes, qué dice la ley en España, qué escribir según los días de retraso y qué hacer si, aun así, el dinero no llega.

Antes de reclamar, comprueba tres cosas

1. Que la factura llegó a quien paga. En muchas empresas quien te contrata no es quien paga. Pregunta a qué correo de administración hay que enviarla.
2. Que los datos están bien. Un CIF equivocado, un número de pedido que falta o una cuenta bancaria mal escrita bastan para que la factura se quede parada en un cajón.
3. Qué plazo de pago pactasteis. Mira el presupuesto, el contrato o los correos. Sin esa fecha no puedes decir con propiedad que la factura está vencida.

Lo que dice la ley: plazos, intereses y 40 euros

Entre empresas y autónomos manda la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. No se aplica cuando el cliente es un particular, pero si facturas a otras empresas te interesa conocerla:

• Si no pactasteis plazo, el cliente tiene 30 días desde que recibe la mercancía o el servicio.
• El plazo pactado no puede pasar de 60 días. Un acuerdo a 90 o 120 días no vale en lo que exceda.
• Desde el día siguiente al vencimiento corren intereses de demora, sin necesidad de avisar antes.
• Además puedes pedir 40 euros por cada factura en concepto de costes de cobro.

El interés de demora se actualiza cada seis meses: es el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos. Para el segundo semestre de 2026 lo fijó el BOE del 1 de julio en el 10,40 %.

La escalera de cobro: qué hacer cada día de retraso

Tres modelos de correo para copiar

1. El día después del vencimiento

2. A los diez días

3. Último aviso antes de reclamar

Fíjate en que los tres dejan una puerta abierta: corregir un dato o fraccionar el pago. Mucha gente no paga porque no puede pagarlo todo de golpe y le da apuro decirlo.

Si aun así no paga: burofax y monitorio

El burofax con certificado de contenido y acuse de recibo deja constancia de lo que reclamas y de que el cliente lo recibió. Desde 2025, antes de ir al juzgado hay que acreditar que intentaste llegar a un acuerdo, y el burofax es la forma más segura de probarlo.

El proceso monitorio es la vía rápida para cobrar deudas con papeles: facturas, presupuestos aceptados o correos. No tiene límite de importe y para presentar la petición inicial no necesitas abogado ni procurador. Si el cliente no contesta, el juzgado abre la vía para embargar. Si se opone y la deuda pasa de 2.000 €, ya sí necesitarás abogado.

Y habla con tu gestoría: en muchos casos puedes recuperar el IVA de una factura que no te han pagado, pero hay plazos y requisitos que conviene no dejar pasar.

Lo que de verdad evita perseguir facturas

Todo lo anterior funciona, pero tiene un problema: depende de que te acuerdes. Y cuando llevas treinta facturas abiertas, las que se escapan son justo las que no miras.

• Pon la fecha de vencimiento en la propia factura, bien visible, no solo "a 30 días".
• Pide un anticipo en trabajos grandes o con clientes nuevos.
• Lleva una lista de lo que te deben, ordenada por días de retraso, y mírala cada semana.
• Mide en cuántos días te paga cada cliente. Así sabes a quién pedir anticipo la próxima vez.

Si esa lista la llevas a mano, en cómo organizar facturas te contamos cómo montarla en carpetas o en Excel, y cuándo merece la pena que se haga sola.

Preguntas frecuentes

← Volver al blog